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Was bedeutet.. ?

Fachbegriffe im Archiv

Hier erkl?ren wir verschiedene Begriffe aus dem Archivwesen, die dem ein oder anderen m?glicherweise nicht bekannt sind, oder im Archiv eine andere Bedeutung haben, als in der allt?glichen Verwendung des Wortes. Dabei stellen wir auch einen Bezug her zu unserer Arbeit im Stadtarchiv Darmstadt.

Da immer wieder neue Beitr?ge hinzu kommen, lohnt es sich, h?ufiger hier vorbei zu sehen.

Signatur

Mit der Signatur wird ein Dokument eindeutig gekennzeichnet. Sie besteht aus dem Kürzel des Archivs, bei dem das Dokument verwahrt wird (StadtA DA), der Bestandssignatur (z.B. Best. 309 Polizeipr?sidium) und einer einmal innerhalb dieses Bestandes vergebenen, laufenden Nummer. Signiertes Archivgut ist damit eindeutig bestimmbar und kann von ArchivarInnen innerhalb des Bestandes aufgefunden werden.

Die Signatur ist daher auch bei Publikationen anzugeben, für deren Erstellung sie eingesehen wurde. Zum einen k?nnen Leser damit die Ergebnisse des Autors nachvollziehen, zum anderen kann durch den im Archiv bekannten überlieferungsweg des Dokuments auch die Entstehungsgeschichte und Authentizit?t des Dokuments nachgeprüft werden. Darüber hinaus honoriert diese Nennung die Arbeit der Archivarinnen und Archivare, die dieses Dokument zug?nglich gemacht haben und weiterhin zug?nglich halten.

Eine übersichtliche Anleitung, wie Akten gut zitiert werden, findet sich im Blog "Aktenkunde".

Lesesaal

Der Lesesaal ist der Arbeitsraum für NutzerInnen im Archiv. Dort k?nnen Sie ungest?rt in Archivgut bl?ttern, forschen und arbeiten. Für die Arbeit im Lesesaal gelten bestimmte Verhaltensregeln, die dazu beitragen, das Archivgut zu schützen und auch anderen NutzerInnen eine ruhige Arbeitsatmosph?re zu erm?glichen.

Im Lesesaal des Staatsarchivs k?nnen Sie mit dem Archivgut der im Haus der Geschichte ans?ssigen Archive arbeiten und sich zu Ihrem Forschungsvorhaben beraten lassen. Auch Bücher aus der Dienstbibliothek k?nnen dort eingesehen werden. Durch das Hessische Landesarchiv wurde dort und in den Veranstaltunsr?umen kostenfreies Wlan eingerichtet.

Ausheben und Reponieren

Wurde Archivgut in den Lesesaal bestellt, muss es vom zust?ndigen Archivar oder der zust?ndigen Archivarin aus dem Magazin geholt, also ausgehoben, werden. Dabei wird im Magazin am Archivkarton, in dem die Materialien gelagert werden, gekennzeichnet, welche Akte wann für wen entnommen wurde. Wurde das Archivgut vorgelegt und wird nicht mehr ben?tigt, so muss es zurück ins Magazin. Dabei prüfen ArchivarInnen, ob die Unterlagen vollst?ndig sind und keine im Lesesaal entstandenen Sch?den vorliegen. Anschlie?end wird es im Magazin in den beim Ausheben markierten Karton zurückgelegt, also reponiert. Um NutzerInnen bei Fragen zu ihrer Forschung helfen zu k?nnen, auch wenn das genutzte Archivgut bereits wieder im Magazin liegt, bewahrt das Stadtarchiv die Informationen über den Aushebevorgang auf. So kann auch im Nachhinein von den MitarbeiterInnen des Archivs nachvollzogen werden, welche Unterlagen vorgelegt wurden.

Sie sehen, der Aushebevorgang ben?tigt Zeit: Bitte teilen Sie uns daher rechtzeitig vor Ihrem Besuch mit, was Sie wann einsehen m?chten, damit wir die Suche nach den für Sie interessanten Materialien und das Ausheben dieses Archivguts effizient in unseren Arbeitsablauf integrieren k?nnen. So k?nnen Sie bei Ihrem Besuch ohne Wartezeiten direkt mit der Arbeit im Lesesaal beginnen.

Aussonderung und Anbietungspflicht

Unter Aussonderung versteht man die Herausnahme der abschlie?end bearbeiteten und zur Erfüllung der Aufgaben der aufbewahrenden Stelle nicht mehr ben?tigten Unterlagen aus den Ablagen mit dem Ziel der Anbietung an das Archiv. Vor der Anbietung unterliegen Akten jedoch einer Aufbewahrungsfrist. Das bedeutet, sie müssen für einen gewissen Zeitraum in der Beh?rde aufbewahrt werden, falls sich noch Nachfragen oder Rechtsansprüche zu ihr ergeben. In der Rundverfügung Nr. 44, 2013 hat die Stadt Darmstadt allgemeinverbindliche Aufbewahrungsfristen für st?dtisches Schriftgut festgelegt. Auch die Anbietung und übergabe an das Stadtarchiv sind in dieser Rundverfügung n?her ausgeführt.

Die Anbietung nach Ablauf dieser Fristen ist gem?? Archivsatzung der Stadt Darmstadt für st?dtische Beh?rden eine Pflicht. Das bedeutet, Sie müssen die Akten (und jegliche andere Informationstr?ger) nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen dem Archiv zur Bewertung vorschlagen. Dies erfolgt mit Hilfe einer Anbietungsliste, in der wichtige Angaben zu den Akten notiert werden. Eine Vernichtung von Akten, ohne diese vorher dem Stadtarchiv anzubieten, kann den Straftatbestand des Verwahrungsbruchs nach §133 StGB erfüllen.

Auch Unterlagen, die besonderen Vorschriften über Geheimhaltung oder über den Datenschutz unterworfen sind, oder die aufgrund besonderer Vorschriften h?tten gel?scht oder vernichtet werden müssen, müssen dem Stadtarchiv zur übernahme angeboten werden. Die übergabe an das Stadtarchiv ist für die Beh?rde rechtlich mit einer L?schung gleich zu setzen.

Bewertung und übernahme

Bei der Bewertung entscheiden Archivarinnen und Archivare über die Archivwürdigkeit der ihnen angebotenen Dokumente. Sie richten sich dabei nach verschiedenen Kriterien, um den Wert eines Dokuments für die Nachwelt festzustellen. H?ufig wird von in gro?en Mengen anfallenden Unterlagen nur ein Teil stellvertretend für den Rest übernommen. Dies geschieht beispielsweise bei Akten wie Personalakten, die gleichf?rmig aufgebaut sind. Je aussagekr?ftiger eine Akte ist, desto wahrscheinlicher ist ihre Archivwürdigkeit.

Wird eine Akte als archivwürdig bewertet, wird sie vom Archiv übernommen. Sie ist nun Archivgut und darf damit zum Beispiel nicht verkauft werden. Das Archiv hat nun unter anderem die Aufgabe, die Akte zu erschlie?en und für NutzerInnen zug?nglich zu machen.

Zwischenarchiv und Kassation

Ist eine Akte nicht archivwürdig, darf sie vernichtet werden. Ein/e ArchivarIn nennt das ?kassieren“. Wurde eine Akte an das Archiv abgegeben, wurde aber noch nicht bewertet, wird sie h?ufig auch als Zwischenarchivgut bezeichnet. Dies trifft auf Akten zu, die bereits vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen ins Archiv gelangt sind. Das sollte zwar nicht passieren, in manchen F?llen kann es trotzdem nicht verhindert werden. Werden diese Akten dann bewertet, werden die nicht archivwürdigen Unterlagen ?nachkassiert“. Es handelt sich bei diesen Akten also um ?Kassanda“.

Magazin und Bestandserhaltung

Archivwürdiges Schriftgut muss, damit es m?glichst lange erhalten bleibt, geschützt bei bestimmten Bedingungen aufbewahrt werden. Je nach Material und Gr??e hat es unterschiedliche Anforderungen, um über einen langen Zeitraum nutzbar zu bleiben. Aus diesem Grund betreiben Archive R?umlichkeiten, die auf diese Anforderungen abgestimmt sind: Magazine. Dort wird das Archivgut in Regalen (z.B. Akten, Amtsbücher) oder Schr?nken (z.B. Karten, Fotos, Plakate) gelagert und nach Bedarf ausgehoben. Zur Bestandserhaltung geh?rt aber nicht nur die passende Temperatur im Magazinraum, sondern auch die Lagerung in s?urefreien Kartons und das Entfernen von Metall und Plastik. Metallklammern bringen Rostsch?den mit sich, die im schlimmsten Fall auch Informationen vernichten k?nnen. In Plastikhüllen kann sich schnell Feuchtigkeit bilden ("Tupperdoseneffekt"), was eine so nachhaltigen Sch?digung des Schriftgutes beispielsweise durch Schimmelbildung mit sich bringen kann, dass es vernichtet werden muss und die enthaltenen Informationen unwiederbringlich verloren gehen.

Au?erdem muss abgewogen werden, ob Archivgut in einem Zustand ist, der es dem/der ArchivarIn erlaubt, das Dokument Nutzerinnen und Nutzern vorzulegen. Jeder Transport in den Lesesaal bedeutet Temperatur- und Luftfeuchtigkeitsunterschiede, auf die das Tr?germaterial reagieren kann. Daher wurden in Darmstadt beispielsweise das Archivgut des h?ufig frequentierten Bestands St12/18 ?ltere Melderegistratur auf Mikrofiche verfilmt, die anstelle des Originals im Lesesaal an einem Leseger?t angesehen werden k?nnen.

Entmetallisieren und Umbetten

Werden Büroklammern, Tackernadeln oder Einheftsysteme aus Metall nicht entfernt, k?nnen das Papier und die Information darauf innerhalb weniger Jahre schwere Sch?den davontragen. Aus diesem Grund werden bei uns Akten in s?urefreie Mappen umgebettet und mit Hilfe einer Schlauchheftung aus Kunststoff als Einheit erhalten, bevor sie in Kartons liegend im Regal gelagert werden. Dabei erfolgt auch gleich eine Reinigung, damit der Staub, der sich bei der teilweise jahrelangen Lagerung ohne schützende Hülle auf den Akten gesammelt hat, nicht am Ende auf den Tischen im Lesesaal landet.

Das sind zwar sehr zeitaufw?ndige Prozesse, bei dem man sich als ArchivarIn ordentlich die H?nde schmutzig macht, aber nur so k?nnen wir gew?hrleisten, dass das Archivgut im Stadtarchiv noch lange für Benutzer und Benutzerinnen zur Einsicht bereit gestellt werden kann.

Ist der von Ihnen gesuchte Begriff hier nicht erkl?rt?

Haben Sie einen Begriff geh?rt oder gelesen, den Sie nicht kennen und der hier nicht aufgeführt ist? Schreiben Sie uns.

Vieles findet sich auch in der Archivwissenschaftlichen Terminologie der Archivschule Marburg.

Entmetallisieren

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